開會影響工作效率?這些公司推「無會議政策」不准員工開會!

很多企業都會恒常舉行會議,而在疫情下實行在家工作 (Work From Home) 後,開會變得更為方便 —— 只要有網絡,員工就可以隨時隨地參與會議。不過有外國企業發現,不少員工因會議時間增加,工作時間亦增加了,令工作與生活的界限變得模糊,工作效率卻沒有改善。

有調查顯示,遙距工作令員工每週的會議時間增加了至少 10%,大部分人都認為會議拖慢工作進度和浪費時間,亦有機會導致信息過載 (Information Overload),增加員工壓力。這現象令一些外國企業決定推行「無會議日」,讓員工按照自己的節奏工作,並跟從一個方便和適合的時間表與他人協作。MIT Sloan Management Review 調查了實行一天至五天無會議日的企業,發現當企業每週減少兩天的會議時,員工能感受到更強的自主權,微觀管理 (Micromanagement) 的情況亦有所減少,生產力和滿意度分別提高了 71% 和 52%。雖然五天無會議日 (即全面取消會議) 能大大增加自主權和減輕壓力,但員工之間的互動和滿意度則不及一至四天無會議日的理想。整體來說,推行三天的無會議日最為理想。

Percentage Change in Employee Ratings After Meeting-Free Days (MIT Sloan Management Review)
(Photo Credit: MIT Sloan Management Review)

現在就看看以下幾間企業如何推行減少會議時間的措施!

Asana 週三不開會

No-Meeting Days

美國專案管理工具公司 Asana 早於 2013 年推行 No Meeting Wednesdays,規定逢星期三都不能開會,以給予員工充足時間專注處理手頭上的工作,同時讓他們成為實幹者 (Doer) 和創造者 (Maker)。除了可以在每週的中段喘口氣,員工亦擁有更多不被打斷的時間,有效提升工作效率。

Slack、Calendly 制定「核心時間」

Core Hours for meetings

「核心時間」規定了每天進行團隊合作和會議的時段,而在核心時間以外的時段都是無會議時間。美國軟件公司 Slack Technologies 將核心時間定為上午 10 時至下午 2 時,Slack Future Forum 副總裁 Brian Elliot 表示:「如果你允許人們由上午 9 時到下午 5 時都可以安排開會,他們就會開一整天的會,然後無法完成任何工作。」美國日程安排軟件公司 Calendly 發現,很多網上會議都影響了遠方同事的清晨習慣和晚間計劃,因此訂立了東部時間中午 12 時至下午 5 時的核心時間。Calendly 行政總裁 Tope Awotona 表示:「不論員工在什麼地方,只要他們能完成工作和達到目標,並預留核心時間參與會議,就可以了。」

TheSoul Publishing 禁止開會

No Meeting Policy

TheSoul Publishing 是全球最大的媒體公司之一,有超過 2,000 名員工遍佈於 70 個國家,各團隊在不同的時區下合作。公司認為會議會耽誤工作進度,而且難以在同一時間集合不同時區的人,因此推行「無會議政策」禁止員工開會,並實行異步溝通 (Asynchronous Communication),讓員工按照自己的節奏和方便的時間表與同事一起工作。在無會議的情況下,公司主要採用一個公開及透明度高的平台 Slack 促進團隊合作。員工可在平台發佈資訊,而遇到問題時可在平台上留言,相關同事就會回覆及跟進。TheSoul Publishing 營運總監 Arthur Mamedov 表示公司為了增加資訊的透明度,連內部電郵都禁止了。「電子郵件的內容只有小部分人看到。如果更多有關的人可以看到這些資訊,就能確保大家都同步。」

除了提升工作效率,無會議政策亦有利員工的個人發展。TheSoul Publishing 人力資源總監 Aleksandra Sulimko 指出:「無會議政策賦予員工更大的自主權及減少微觀管理,他們會因此更努力去獨自解決問題,有助他們學習和成長,最終亦會為公司帶來更多價值。」

不過凡事都有例外,如果遇上難題迫不得以要開會解決,員工需要按照嚴格的規則安排會議。Arthur Mamedov 指出:「他們必須預先準備好會議議程及在 24 小時前發出會議通知,並只邀請有必要參與的同事,我們通常會將會議限制為二人及 30 分鐘。」會議結束後,主持人需把會議記錄或 Zoom 影音檔發佈到有關平台,讓團隊緊貼項目進度。「了解過開會的規則後,大多數人都會選擇不開會,嘗試努力解決問題。」

如何實行無會議政策?

Implementing No-Meeting Policy

要令政策實行得有意義,企業必須先解決低效率會議的根本問題,否則只會變成將低效率會議推到「核心時間」或非「無會議日」的日子進行。推行政策的同時,企業可嘗試幾種方法減少會議數量和提高會議質素,例如取消沒有明確目標或議程的會議、只邀請有必要的員工參與、限制會議時間、鼓勵員工自己解決問題等。企業亦需考慮政策是否適用於不同部門,例如客戶服務和跨部門團隊較多時候都需要透過會議與人協作,如果政策對這些團隊造成反效果,就應審視和修訂政策。

總結

各種無會議政策的關鍵不在剷除會議,而是令開會有意義。在決定開會前,管理層和員工都應考慮會議是否有必要, 能否增加效率, 還是會阻礙工作進度。此外,不同企業和團隊都有不同的需要,在實行無會議政策前可以先諮詢員工的意見,制定一個能減少低效率會議的方案。你的公司有沒有過多會議的問題?你又認同以上的無會議政策嗎?歡迎到 Facebook 和我們分享一下!

※ 此專欄文章為作者觀點,不代表本網立場。 ※

作者:Hunger

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