遠距辦公的進階版!「非同步辦公」實現了工作生活上的平衡,但風潮能持續多久?

文章來源:創新拿鐵

作者:Crystal

創新點:「非同步辦公」讓工作的時間和空間一樣具有彈性。這會掀起工作革命嗎?

本文有4大重點: 
1. 「非同步辦公」比「遠距辦公」還好嗎?
2. 用影片訊息取代面對面會議:新獨角獸 Loom
3. Mcrosoft Office 的新挑戰者:Almanac
4. 一場多方拉扯的革命

當疫情淡去,曾股價飛天的 NetflixZoomPeloton 等疫情概念股重摔落地。但因疫情而生的工作革命卻沒有淡去。當一些公司重回實體辦公,有更多公司全然擁抱「遠距辦公」(Remote Work),如 Spotify 與 Airbnb。而更有些公司,直接搭上最新潮流——「非同步辦公」 (Asynchronous work) 的浪潮。

「非同步辦公」 (Asynchronous work,或簡稱 async work) 是「遠距辦公」的進階版,不僅打破空間的限制,也打破時間的限制。採用「遠距辦公」的公司,讓員工可在不同地方工作,但要求員工在上班時間同步上線,方便溝通、協作。「非同步辦公」則讓員工依照自己想要的時間工作、甚至是參與會議。

在疫情爆發前,許多新創已經著手打造「非同步辦公」所需的工具。而突如其來的疫情,更吸引更多創投資金、企業客戶快速湧入這個領域。一系列的明日之星,如 Almanac、Loom 因應而生。

1.「非同步辦公」比「遠距辦公」還好嗎?

對多數公司與員工而言,遠距辦公是這兩年才開始熟悉的新鮮事。遠距辦公不用通勤,在家即可上班,比傳統的實體工作有更多自由。但遠距辦公的副作用也在這兩年浮現:開不完的會、看不完的訊息、主管的線上查勤、隨時接到訊息就必須回覆的壓力…等等。

非同步辦公則是給員工更高的自由度:員工可以按照自己方便的時間工作,不用線上打卡,不用立即回訊息、甚至不用開會。員工可以在任何方便的時間工作,不管是凌晨五點,或是晚上九點。員工也可以工作到一半去學校接小孩、看醫生、煮個飯,回來再繼續工作。

這意味著,原本上午九點到下午六點,所有員工同時在線的情形,將不復存在。每個人依照自己的行程安排工作、回覆同事留言,任何溝通都不會即時完成。公司也必須提供更多線上資源,如:雲端文件、影片,來減少專案因溝通卡關的時間,讓員工可以快速找到資源繼續手上的工作。

非同步辦公有許多優點。首先,它讓員工在最有生產力的時段,有充分的時間,思考真正困難的問題,不被會議、即時訊息打斷。

其次,非同步辦公讓新員工可以按照自己的需求、步調,熟悉手上的工作。這讓 Work Life Balance 更有機會落實,甚至讓公司有更多潛在的人才可以挑選。以往那些因為無法配合傳統工時、工作模式的人才,如:家有幼兒的家長、有長輩要照顧的子女,可以重新加入全職工作,而不是只有兼職或 freenlancer 這條路可選。

有些公司早已是非同步辦公的忠實支持者。如程式協作工具 GitHub、內容管理軟體 WordPress 的母公司 Automattic。其中,Automattic 更是自 2005 年成立至今都是以遠距、非同步辦公方式營運,1900 名員工遍佈全球各地。

但非同步辦公的缺點也是顯著的。它不適合所有人。非同步辦公模糊了工作與生活的界線,讓員工可能處於「24 小時上班」的狀態。其次,非同步辦公容易加深員工與公司間的疏離感,員工不會即時得到同事、主管的回應,包含情感支持。第三,非同步辦公對員工的自律性、自發性要求度很高。員工獲得了更多自主權,同時有更多責任與公司保持密切互動、主動尋找資源、跟上公司節奏的責任。但挑戰最高的一點,則是主管是否能信任員工,自發性地把工作做好。若主管對員工信任尚未培養起來,有可能導致管太多 (micro-management),或者是遠端監視。

這波「非同步辦公」的工作革命中,資本與野心註定不會缺席。影片訊息公司 Loom、協作文件軟體公司 Almanac,皆在疫情中得到大量資本吹捧,趁勢而起。

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2. 用「影片訊息」取代面對面會議:新獨角獸 Loom

2016 年成立的 Loom,只用了 5 年時間,就成為市值超過 10 億美元的獨角獸。

Loom 自知名加速器 Ycombinator 起家,從多家知名創投,如 Andreessen Horowitz、Sequoia Capital (紅杉資本)、Kleiner Perkins 手中,以及 Instagram 共同創辦人 Kevin Systrom、前 Atlassian 董事長 Jay Simons、好萊塢明星 Ashton Kutcher 等天使投資人手中,融資超過 2 億美元,被媒體譽擁有全明星投資人陣容 (All-Star investors)。Loom 在最近一輪 2021 年的融資中,估值超過 15 億美元。

How to get started with Loom

Loom 主打把影片當成一個又一個即時訊息,將職場上各式各樣的溝通,用影片訊息呈現。Loom 用戶可以一鍵輕鬆錄製、編輯、呈現簡報內容、主講者畫面的子母影片,透過連結或 email 傳給其他人。這個服務可以運用在對客戶簡報產品服務、向團隊介紹最新專案、跟同事說明策略規劃。觀看者也可以透過表情符號、留言回應這項產品主打可以大幅降低面對面會議的頻率,用戶不用受制於要找出一個大家可以開會的時間,而痛苦不堪。用戶也可以 Loom 的數據,了解透過影片與互動的狀況。

Loom 的共同創辦人暨 CEO Joe Thomas,自學生時代起就視臉書創辦人 Mark Zuckerberg 為偶像。他不僅跟 Zuckerberg 一樣大學輟學,也在 Zuckerberg 2016 宣布影音是下一個風口時,毅然決定跳入影音創業領域。

Loom 的三位創始人:Vinay Hiremath (左)、Joe Thomas (中)、Shahed Khan (右) (Photo Credit: Forbes)

他與共同創辦人 Vinay Hiremath、Shahed Khand 看好影音會在人們日常溝通中扮演越來越重要的角色。但一開始,他們鎖定的是大眾市場,打造了一款簡單、免費的 Chrome 外掛程式,讓人們可以快速錄影片並且透過連結分享。直到 2019 年,Loom 才推出能在 Mac 與 PC 上運行,可編輯與儲存的版本。發展初期,Loom 採取了與 Dropbox 當年相仿的策略:以免費觸及大量的個人使用者,拓展普及率後,讓 Loom 自然而然成為大家協同合作時的首選。也與此同時,Loom 開發了針對企業市場的產品:Loom for Teams。Loom 提供企業可打造一個收納各式影音教學影片、簡報的資料庫,也提供嚴格的資安保護。

或許是命中註定,就在推出企業版沒多久後,Loom 就遇到百年難得一見的疫情大流行,大量公司被迫轉為居家上班,帶動 Zoom 在內的即時線上會議軟體一飛沖天。在 2020 年全美爆發疫情時,Loom 趁勢針對學校老師與學生推出永久使用進階版,讓許多老師有動力將課程轉換成一則又一則的影片,透過 Loom 數據查看學生看影片與互動的狀況。名字跟 Zoom 很像的 Loom 也搭上這波遠距上班熱潮,在用戶數、融資上都一飛沖天。

然而在 2022 年,Zoom 因為目前疫情趨緩、成長數據也放緩。同屬遠端工作概念的 Loom,在迎接爆發性成長後,面對未來漫漫長路,真正的挑戰才開始。

3. Microsoft Office 的新挑戰者:Almanac

另一方面,搭上這波浪潮的,還有「協作文件軟體」新創 Almanac。

協作文件軟體不是一個新領域。從為人熟知的 Google Doc、Microsoft Word,到曾經紅極一時的 Evernote,到近幾年快速竄起的 Notion,再到 2019 年成立的 Almanac。這間才 3 歲的新創公司,2021 年 9 月拿到了 A 輪投資 3,400 萬美元,由知名避險基金公司 Tiger Global Management 領投。這個金額足以看到 Almanac 受資本吹捧的程度:相較於 Notion 與 Evernote 的 A 輪資金,Almanac 拿的更多,也更快。

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但在這個早已眾人競逐的戰場,Almanac 的故事有何特別,讓資本青睞?

Source: Almanac

Almanac 的特別之處,在於他將在軟體開發中行之有年的「版本控制」的概念融入協作文件編輯。Almanac 讓用戶可以很快速的編輯不同版本的文件、徵詢作者允許並融合至原版,並在文件流程中尋求回饋。用戶也可以在文件編輯中增加待辦事項,並在文件中清楚看到文件一路以來從編輯、修改、核准的流程。這些功能讓用戶不用再使用其他軟體溝通、詢問,只要在文件中即可完成所有溝通。

將軟體開發的思維融入文件編輯,還不止這一例。Almanac 還將軟體開發中常用的程式碼片段 (Snippet) 融入文件編輯流程。Snippet 是軟體工程師在寫程式時,將常用的一小段程式碼儲存,當下次寫程式時遇到類似的段落,就可以把這段程式碼片段插入,做些微修改,即可使用。Almanac 將這個概念運用在文件編輯中。用戶可以將常用的文字片段,如「隱私權宣告」、「介紹文字」,儲存成一個個的 Snippet,加快文件編輯與排版的速度。

然而,Almanac 從初生之犢,要成長到下一個獨角獸,路上還有很多難關要過。

第一,就是如何在競爭激烈的市場中找到利基,再往外擴張。

文件協作這類的生產力工具 (Productivity Tool) 多年來是大頭廝殺的戰場。Google 的雲端生產力工具如 Google Docs、Google Sheets、Google Slides,多年來想分走 Microsoft Office 的市占率,但根據 Gartner 調查,截至 2020 年為止,Google 的生產力工具市占率也僅上升到 10.3%,而 Microsoft 依然有穩穩的 89.2%。

擁有龐大生態系的 Google 要撼動 Microsoft 的地位都如此辛苦,更遑論後起之秀 Evernote 與 Notion。如 Evernote 的聲勢在 2012 年前後達到頂峰後,往後就命運多舛。在經歷 2015、2018 兩波大裁員、關閉數條事業線後,2020 年才全新大改版,重新開始。而 Notion 目前雖風頭正熱,但使用方式相較既有選項門檻較高,在擴大市占率上也面對挑戰。

文件協作這個領域也是個分眾市場。除了 Microsoft Office 這個山頭外,每一種小眾客群,都有各自的擁護者。喜歡速記筆記的人,會用 Google Keep;要交學校作業,會用 OneNote;科技愛好者喜歡用 Notion 統一管理生活與工作的大小事。在各據山頭的分眾市場中,Almanac 必須佔領一席之地。

另一個挑戰則是在資金緊縮的環境中,持續成長。Almanac 幸運地在 2022 年科技股災前融到 A 輪資金。但投資他的 Tiger Global 可就沒那麼幸運了,2022 年前 4 個月累計損失達 170 億美元,創下避險基金史上最大的損失。隨著美國聯準會緊縮銀根,創投資金愈發保守,對於早期需要快速擴張、搶佔市場份額的 Almanac 也會是挑戰。

4. 一場多方拉扯的革命

未來的職場,「遠距辦公」或「非同步辦公」將成為主流嗎?還是傳統的實體辦公主導呢?目前看起來,是場拉鋸戰。

「遠距辦公」和「非同步辦公」依然迅速成長。在企業端,Twitter、Airbnb、Spotify 都陸續宣布,將公司打造成全遠端工作環境。對 Loom 與 Almanac 之類的「非同步辦公」概念股而言,雖然資金狂潮逐步退去,未來融資不如以往容易,但也是一個讓公司回歸商業基本面,一步步的拓展業務、超越對手的好時機。

但依然有許多公司要求員工進辦公室,如 Apple。Apple 在經歷了 2 年的全員遠距辦公後,要求員工自 2022 年 4 月 11 日後,一週至少要進公司一天。到 5 月下旬,員工至少要進公司三天。這項措施已經引起部分員工的怒火,寫了封公開信批評這項要求是出於「對未來工作型態的恐懼,對員工工作自主權的恐懼,對失去控制力的恐懼」。在印度,教育科技公司 Whitehat JR 希望員工進辦公室,也遭遇阻力:800 名員工在兩個月內紛紛離職。人數占員工總數超過 15%。

這場工作革命的拉扯,還在持續。它將持續改變人們工作與生活的方式、房地產市場、以及勞動參與等各個方面,也為長久以來職場中的 work life balance、男女比等棘手問題,開啟新的解決方案。

資本與獨角獸或許會潮起潮落,但期望這場全方位的革命,能為人們,帶來更理想、平等的工作環境。

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參考資料:

1. How asynchronous communication could change your workday

2. Can Evernote make a comeback?

3. As Google moves to reshape Workspace, barriers to business adoption remain

4. Almanac is building a faster doc editor for the remote work era

5. Docs startup Almanac raises $34 million from Tiger as remote work shift hardens

6. Exclusive: Why All-Star Investors Think $350 Million Video Startup Loom Is The Next Big Thing In Remote Work Tech

7. Loom Workplace Video Message Platform Valued at $1.53 Billion

※ 此專欄文章為作者觀點,不代表本網立場。 ※

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